1. Hverjir við erum
Plate POS er kassakerfi fyrir veitingastaði, rekið af Jón Viðar ehf („Plate POS", „við", „okkur"), kt. 5509881009, Ögurhvarf 2, 203 Kópavogur. Fyrir allar spurningar um persónuvernd er hægt að hafa samband við okkur á platepos@platepos.is.
2. Tvö hlutverk: ábyrgðaraðili og vinnsluaðili
Veitingastaðir nota Plate POS til að reka starfsemi sína. Þess vegna vinnum við persónuupplýsingar í tveimur hlutverkum:
- Sem ábyrgðaraðili — fyrir persónuupplýsingar starfsfólks og aðganghafa sem nota Plate POS (innskráningarupplýsingar, samskiptaupplýsingar og virkni í kerfinu).
- Sem vinnsluaðili — fyrir persónuupplýsingar sem veitingastaður safnar um sína eigin gesti í gegnum Plate POS (t.d. nafn eða símanúmer við bókun). Í því tilviki er veitingastaðurinn ábyrgðaraðili og ákveður hvernig upplýsingarnar eru notaðar; við vinnum þær eingöngu til að veita þjónustuna samkvæmt samningi við veitingastaðinn.
3. Hvaða gögn við vinnum
- Aðgangs- og samskiptaupplýsingar — nafn, netfang, símanúmer og hlutverk starfsfólks/eigenda sem skrá sig inn.
- Bókunarupplýsingar gesta — nafn, símanúmer, netfang, fjöldi gesta og bókunartími sem veitingastaður skráir.
- Pöntunar- og færsluupplýsingar — vörur, upphæðir, virðisaukaskattur, tímasetningar og reikningar (þar á meðal kennitala veitingastaðar á reikningum).
- Greiðsluupplýsingar — kortagreiðslur eru unnar af greiðsluþjónustunni Teya í gegnum posa. Við söfnum ekki eða geymum kortanúmer; við geymum aðeins tilvísun og niðurstöðu færslu (samþykkt/hafnað og upphæð).
- Tæknilegar upplýsingar — innskráningar- og setuauðkenni og grunnupplýsingar um tæki sem þarf til að halda kerfinu öruggu og virku.
4. Í hvaða tilgangi og lagagrundvöllur
- Til að veita þjónustuna og efna samning okkar við þig — framkvæmd samnings.
- Til að uppfylla bókhalds- og skattskyldur (t.d. VSK-reikninga) — lagaskylda.
- Til að halda þjónustunni öruggri, koma í veg fyrir misnotkun og bæta áreiðanleika — lögmætir hagsmunir.
- Fyrir valfrjáls markaðssamskipti — samþykki, sem þú getur afturkallað hvenær sem er.
5. Hverjum við deilum upplýsingum með
Við notum áreiðanlega þjónustuaðila („undirvinnsluaðila") sem vinna gögn fyrir okkar hönd samkvæmt samningi:
- Teya — vinnsla kortagreiðslna.
- Railway — hýsing og gagnagrunnur.
- Tölvupóst- og tilkynningaþjónusta — til að senda bókunarstaðfestingar og aðgangstengda pósta.
Við seljum ekki persónuupplýsingar. Við afhendum þriðja aðila upplýsingar aðeins þegar lög krefjast þess eða til að verja réttindi okkar.
6. Flutningur milli landa
Þjónustuaðilar okkar kunna að vinna gögn utan Íslands/EES. Þegar það á við styðjumst við við viðeigandi verndarráðstafanir (svo sem staðlaða samningsskilmála framkvæmdastjórnar ESB).
7. Hversu lengi við geymum gögn
- Bókhalds- og færslugögn (pantanir, reikningar, VSK-gögn) — geymd í þann tíma sem íslensk lög krefjast (nú 7 ár samkvæmt lögum um bókhald).
- Aðgangs- og bókunargögn — geymd á meðan aðgangurinn er virkur og eytt eða nafnhreinsuð innan hæfilegs tíma eftir að aðgangi er lokað, nema lengri geymsla sé lögbundin.
8. Réttindi þín
Samkvæmt persónuverndarlögum átt þú rétt á að fá aðgang að, láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga þinna, andmæla tiltekinni vinnslu og fá gögn flutt. Til að nýta einhvern þessara réttinda skaltu senda okkur póst á platepos@platepos.is. Ef veitingastaður skráði upplýsingar um þig sem gest áframsendum við beiðni þína til viðkomandi veitingastaðar (ábyrgðaraðila). Þú átt einnig rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.
9. Öryggi
Við verjum gögn í flutningi með dulkóðun (TLS/HTTPS) og takmörkum aðgang við viðurkennda notendur. Ekkert kerfi er fullkomlega öruggt, en við beitum eðlilegum tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að vernda upplýsingar þínar.
10. Börn
Plate POS er atvinnutæki ætlað rekstraraðilum veitingastaða og beinist ekki að börnum.
11. Breytingar
Við kunnum að uppfæra þessa stefnu. Ný útgáfa er birt á þessari slóð og dagsetningin „síðast uppfært" uppfærð.
12. Hafa samband
Jón Viðar ehf (Plate POS), Ögurhvarf 2, 203 Kópavogur — platepos@platepos.is
1. Who we are
Plate POS is a restaurant point-of-sale service operated by Jón Viðar ehf ("Plate POS", "we", "us"), reg. no. 5509881009, Ögurhvarf 2, 203 Kópavogur, Iceland. For any privacy question, contact us at platepos@platepos.is.
2. Two roles: controller and processor
Restaurants use Plate POS to run their business. Because of this we handle personal data in two capacities:
- As a data controller — for the personal data of the staff and account holders who use the Plate POS app (login details, contact information, and activity in the app).
- As a data processor — for the personal data a restaurant collects about its own guests through Plate POS (for example a booking name or phone number). In that case the restaurant is the controller and decides how that data is used; we process it only to provide the service under our agreement with the restaurant.
3. What data we handle
- Account & contact data — name, email, phone number, and role of staff/owners who log in.
- Guest booking data — name, phone, email, party size, and booking time that a restaurant records.
- Order & transaction data — items, amounts, VAT, timestamps, and receipts (including the restaurant's kennitala on receipts).
- Payment data — card payments are processed by our payment provider Teya through a terminal. We do not collect or store full card numbers; we retain only a transaction reference and result (approved/declined and amount).
- Technical data — sign-in/session identifiers and basic device information needed to keep the app secure and working.
4. Purposes and legal bases
- To provide the service and fulfil our agreement with you — performance of a contract.
- To meet accounting and tax obligations (e.g. VAT receipts) — legal obligation.
- To keep the service secure, prevent misuse, and improve reliability — legitimate interests.
- For optional marketing communications — consent, which you can withdraw at any time.
5. Who we share it with
We use trusted service providers ("sub-processors") who process data on our behalf under contract:
- Teya — card payment processing.
- Railway — cloud hosting and database.
- Email/notification providers — to send booking confirmations and account emails.
We do not sell personal data. We only disclose data to third parties where required by law or to protect our rights.
6. International transfers
Our service providers may process data outside Iceland/the EEA. Where that happens, we rely on appropriate safeguards (such as the European Commission's Standard Contractual Clauses).
7. How long we keep it
- Accounting and transaction records (orders, receipts, VAT data) — retained for the period required by Icelandic law (currently 7 years under the Accounting Act).
- Account and booking data — retained while the account is active and deleted or anonymised within a reasonable period after the account is closed, unless a longer period is required by law.
8. Your rights
Under data protection law you can request access to, correction of, deletion of, or restriction of your personal data, object to certain processing, and request portability. To exercise any of these, email platepos@platepos.is. If a restaurant recorded your data as a guest, we will forward your request to that restaurant (the controller). You also have the right to lodge a complaint with the Icelandic Data Protection Authority, Persónuvernd.
9. Security
We protect data in transit using encryption (TLS/HTTPS) and restrict access to authorised users. No system is perfectly secure, but we take reasonable technical and organisational measures to protect your information.
10. Children
Plate POS is a business tool intended for restaurant operators and is not directed at children.
11. Changes
We may update this policy. A new version will be posted at this URL and the "last updated" date changed.
12. Contact
Jón Viðar ehf (Plate POS), Ögurhvarf 2, 203 Kópavogur, Iceland — platepos@platepos.is